L’objectif de tout praticien de la gestion du travail est de fournir des résultats utiles à l’organisation. Cependant, le succès dépend d’une liste apparemment infinie de facteurs : la maturité des processus et des systèmes, l’appétit pour les investissements, les compétences des dirigeants et des équipes, la compréhension des besoins des utilisateurs et de leurs propositions de valeur, la politique interne, les changements dans les structures hiérarchiques ou les initiatives clés, etc. Ajoutez à cette liste les complications qui peuvent survenir lors d’un changement d’outils ou d’un passage à des méthodologies différentes (cascade, Agile, hybride, DevOps, etc.)

Alors, comment atteindre et démontrer de manière transparente les avantages des processus et systèmes GGP ? La réponse pourrait bien être un cadre de gestion du changement organisationnel (« Organizational Change Management » – OCM) adaptable, que nous présenterons dans cet article.

Un cadre solide de OCM peut aider les praticiens de la gestion du travail à promouvoir l’adoption de processus et de systèmes, qui sont tous deux impératifs pour obtenir les résultats souhaités. Bien que les concepts fondamentaux de la OCM soient relativement simples, leur application est souvent loin de l’être. Certains groupes et organisations disposent d’une méthode de OCM mature, ce qui permet aux spécialistes de la GPP d’intégrer les connaissances existantes dans leur pratique. Mais même sans un cadre de OCM entièrement formé, il est toujours possible de créer et de démontrer la valeur des concepts centrés sur la GPP ci-dessous.

Quel que soit l’endroit où se trouve votre groupe GPP ou les facteurs qui influencent votre situation, vous pouvez renforcer progressivement vos compétences sans avoir recours à une formation ou à des consultants coûteux. Au fur et à mesure que les groupes constatent la valeur des activités de OCM, certains investissent davantage, mais cette activité peut commencer au niveau local avec très peu de frais généraux. Elle nécessite simplement un peu de réflexion et de compréhension de la culture organisationnelle. En particulier dans un environnement de travail à distance, où le développement, les utilisateurs finaux et la direction sont séparés.

Heureusement, de nombreuses normes sont disponibles en ligne, telles que le processus en 8 étapes de Kotter et la méthodologie ADKAR, qui peuvent apporter une valeur ajoutée rapidement. Bien entendu, la création du plan est plus complexe que la compréhension des concepts. Chaque environnement est différent et l’OCM doit être personnalisé – à un coût raisonnable – pour répondre aux besoins uniques des utilisateurs qui interagissent avec les processus et les systèmes et en tirent des enseignements.

Ce qui suit est une stratégie d’OCM que vous pouvez adapter à vos besoins. Cette stratégie fournit des principes et des outils de communication pour aider à définir l’étendue de la campagne, les tâches et l’ordre de priorité des investissements dans la GCO. Vous pouvez l’utiliser comme point de départ pour établir votre liste de contrôle, votre cadence et vos calendriers en matière de GCO.

Documenter et suivre les principes directeurs de l’OCM

Une large adhésion est essentielle au succès de la gestion de la demande. Menez une campagne de GCO concise pour accélérer la compréhension et la valeur du changement en plus des résultats souhaités.

Valeurs de l’OCM

  • Processus formel et méthodes définies
  • Modèles réutilisables et évolutifs
  • Cohérence du message partagé entre les différents types d’utilisateurs, dans la mesure du possible
  • Axé sur les personas : Qu’est-ce que j’y gagne ? (“What’s in it for me?”)
  • Le bon contenu au bon moment : précieux et provenant de la source la plus crédible
  • L’accent est mis sur le processus et les résultats, et non sur l’outil
  • Le plaisir : la partie intégrante du retour sur investissement du groupe

Livrables de l’OCM

  • Plan de communication 
  • Stratégie de formation 
  • Messages clairs et autres textes utiles à la communication
  • Stratégie de formation 
  • Mesures de réussite 
  • Leçons apprises

Lors de l’élaboration d’un plan de communication et d’une stratégie de formation, il convient de mettre l’accent sur la sensibilisation avant la formation, sur les activités pratiques et sur le renforcement (le soutien). Lorsque des changements surviennent, il convient d’y répondre par un message concis et percutant afin de mettre fin à la désinformation, d’instaurer la confiance et la transparence et d’aider les employés à comprendre la proposition de valeur et l’impact de l’investissement mis en œuvre.

Lors de la création des messages et des contenus, il est plus efficace de le construire dans l’intention de le réutiliser sur différents supports de communication. Bien qu’il soit impératif d’avoir un message cohérent, une grande partie du matériel qui constitue les artefacts de la GCO peut être préconstruit bien avant un changement. Un exemple type est le graphique “Qu’est-ce que j’y gagne”, qui peut être utilisé dans une communication de sensibilisation ou une présentation générale, puis inclus dans la formation et, plus tard, dans le cadre de la concrétisation du succès.

Dans la deuxième partie de ce sujet, nous approfondirons ces concepts et la manière dont ils peuvent vous aider à continuer à tirer une réelle valeur de votre investissement dans la gestion de portefeuille et projet.

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