L’intérêt d’une évaluation de l’écosystème numérique par Rego

L’évaluation de l’écosystème numérique de Rego consiste à évaluer soigneusement l’ensemble des pratiques de gestion de projet d’une organisation, y compris les personnes, les processus, la technologie et les pratiques de gouvernance. Nous reconnaissons que la gestion de projet ne se limite pas aux logiciels ou aux technologies utilisés. Les éléments humains doivent être alignés sur la technologie pour garantir le succès. Notre évaluation de l’écosystème numérique prend en compte tous les contributeurs.

Alors que nous concentrons souvent notre énergie sur l’utilisation des logiciels par l’organisation, cette évaluation porte sur l’ensemble de l’écosystème. Grâce à cette méthode, nous pouvons vous aider à réaliser des améliorations dans de nombreux domaines à travers de multiples technologies.

Nous avons constaté les bénéfices suivants à la suite d’une évaluation de l’écosystème numérique : 

• Augmentation de l’adoption et du soutien des exécutifs
• Amélioration de la communication entre les équipes et entre les outils
• Augmentation de la disponibilité des ressources en automatisant les tâches de routine
• Amélioration des rapports, y compris des rapports sur les données hébergées dans d’autres outils
• Meilleur alignement du portefeuille
• Meilleure focalisation sur la valeur plutôt que sur le projet ou le produit
• Diminution du délai de valorisation, du délai de mise en marché et du délai de prise de décision

Le concept d'”écosystème numérique” existe depuis près de 20 ans. Toutefois, l’écosystème numérique est aujourd’hui plus complexe et comprend l’ensemble des solutions professionnelles utilisées par une organisation. Certaines organisations détiennent des milliers de licences ou d’abonnements à des logiciels pour les aider à gérer leurs processus d’entreprise. Bien que nous nous concentrions sur les systèmes soutenant les activités de gestion de projet ou de flux de valeur (VSM), l’écosystème peut également inclure les finances, les ressources humaines, l’informatique et la gestion des actifs, les ventes, les outils de productivité, et bien plus encore.

Nos guides Rego ont relevé six défis communs à l’écosystème numérique. Ces six défis se répartissent en deux camps. Soit une entreprise mature limitée par des systèmes et des modes de pensée hérités du passé, soit de nouvelles entreprises en proie à des difficultés de croissance.

1 – Systèmes et processus existants : Nos consultants sont conscients que certains systèmes existants peuvent être fortement ancrés dans l’organisation, et qu’une méthode consistant à “arracher et remplacer” n’est pas forcément dans l’intérêt de tout le monde. Mais ils peuvent vous aider à identifier les problèmes et vous guider vers une meilleure utilisation de la solution actuelle.

2 – Croissance rapide et non structurée : Les entreprises qui se développent rapidement se retrouvent souvent avec des systèmes disparates qui ne répondent plus à leurs besoins.

3 – L’inflexibilité numérique et la résistance interne : Parfois, les gens résistent au changement ou ont l’attitude de “nous avons toujours fait comme ça”.

4 – Prise de décision en vase clos : Les équipes ne savent souvent pas sur quoi travaillent les autres équipes, ce qui entraîne un travail redondant, une mauvaise affectation des ressources et un manque d’alignement.

5 – Absence de stratégie numérique globale et de feuille de route : Les équipes disposent souvent d’une feuille de route, mais celle-ci ne s’inscrit pas dans la stratégie ou les objectifs globaux de l’entreprise.

6 – L’incapacité à lier les efforts aux flux de valeur : Alors que de nombreuses entreprises prennent désormais en compte la valeur, certaines sont encore liées à des projets ou à des produits plutôt que de se concentrer sur la valeur.

Nous pouvons rapidement vous aider à déterminer si votre organisation pourrait bénéficier d’une analyse de l’écosystème numérique. Nous commençons généralement par poser quelques questions simples qui nous permettent de connaître l’état de votre écosystème numérique. Si vous ne comprenez pas les questions ou si vous ne savez pas qui, dans votre organisation, serait en mesure d’y répondre, nous pouvons vous aider à découvrir et à définir les rôles qui pourraient être les principaux détenteurs de ces connaissances.

Les questions que nous pouvons poser sont les suivantes

• Disposez-vous d’une feuille de route pour votre outil de gestion de projet et portefeuille (Project and Portfolio Management – PPM) ? Avez-vous défini les résultats attendus de l’utilisation de l’outil de PPM ?
• Envisagez-vous de passer à la méthode Agile ou à un modèle axé sur la valeur ?
• Vous sentez-vous dépassé par les outils disponibles ? Ou ne savez pas à quoi ils servent ?
• Le point de vue d’un tiers vous aiderait-il à “sortir de votre propre chemin” ?
• Connaissez-vous les meilleures pratiques pour aider votre organisation à atteindre ses objectifs ?
• Une victoire rapide permettrait-elle de dynamiser vos équipes ?
• Tout le monde comprend-il comment toutes vos solutions commerciales fonctionnent ensemble ?
• Pensez-vous que les personnes et les processus doivent être évalués afin de produire une évaluation globale précise ?

Notre évaluation porte sur l’état de l’ensemble de votre écosystème de gestion de projet dans quatre domaines clés. Nous comparons les informations que nous recueillons avec les meilleures pratiques actuelles de l’industrie.

Les quatre domaines clés sont les suivants :

Personnes : La technologie facilite la réalisation des objectifs de l’entreprise, mais les personnes restent l’élément central de la réussite.

Processus : Des processus enlisés ou inadaptés peuvent avoir un impact important sur la productivité et le moral des employés.

Technologie : Nous examinons l’ensemble de l’écosystème numérique afin de déterminer les changements, petits et grands, qui pourraient être nécessaires pour soutenir la transformation.

Gouvernance : La manière dont les dirigeants soutiennent les efforts, interagissent avec les données et visualisent les valeurs fondamentales peut avoir un impact sur le travail.

L’évaluation de l’écosystème numérique comprend quatre parties.

Chaque situation est unique, mais le plus souvent, une évaluation dure de quatre à six semaines. Le travail d’évaluation comprend

• Examen et analyse des documents et des processus
• Évaluer les outils, les technologies et les cas d’utilisation
• Interroger les principales parties prenantes et les utilisateurs finaux
• Compilation d’informations pour établir une base de référence par rapport aux meilleures pratiques
• Formuler des recommandations

Après avoir évalué les personnes, les processus, les outils et les composantes de la gouvernance de votre situation actuelle, nous élaborons des recommandations qui peuvent porter sur les domaines suivants : vision, personnes et organisations, modèle d’engagement, gouvernance, processus, outils, mesures et culture.

Les recommandations élaborées pour s’aligner sur un état futur peuvent inclure

• Définir et communiquer une vision
• Modifier la responsabilité
• Mettre en place un centre d’excellence
• Améliorer la gouvernance pour renforcer la responsabilité
• Prendre une décision finale sur le suivi du temps de travail des non-salariés
• Déployer les changements de configuration et les connecteurs des logiciels
• Établir des paramètres standards pour la prise de décision
• Accroître l’adoption en nommant un responsable du changement organisationnel

Chaque recommandation comprendra des actions spécifiques aux besoins de votre situation actuelle et aux objectifs et valeurs globaux de l’entreprise.

Une fois l’évaluation terminée, Rego est prêt à collaborer avec vous pour mettre en œuvre la feuille de route des améliorations.

Par exemple, nous pouvons

• Contribuer à la création des indicateurs nécessaires au suivi des progrès, de la responsabilité et de l’efficacité.
• Créer une carte de la chaîne de valeur qui montre la vue actuelle d’une idée passant par le processus et la vue future afin que vous puissiez visualiser comment les améliorations peuvent avoir un impact sur l’efficacité.
• Fournir des diagrammes d’intégration pour vous aider à voir comment les intégrations proposées aideront les outils de votre écosystème à mieux communiquer.
• Contribuer à soutenir les efforts visant à obtenir l’adhésion et l’adoption de nouveaux outils et processus.
• Travailler aux côtés de vos équipes, comme le ferait un employé interne, afin de pourvoir les postes vacants. Nous pouvons également aider à l’embauche et à la formation.
• Aider à modéliser l’utilisation de l’outil et le flux autour des rôles.
• Aider à orienter les objectifs en passant d’une approche par projet à une approche fondée sur la valeur.

L’évaluation de l’écosystème numérique est la première étape vers la création d’une relation de valeur entre Rego et votre entreprise. Nos experts ont travaillé avec de nombreuses organisations Fortune 500 pour les aider à franchir des étapes importantes vers la réalisation de leurs objectifs et l’alignement des flux de valeur.

Si vous avez des questions sur le passage à la gestion par produit ou si vous avez exploré la possibilité de l’utiliser dans votre organisation, Rego peut vous aider. Notre équipe de guides experts en agilité a aidé d’innombrables entreprises et savent comment surmonter les défis courants tels que la résistance organisationnelle et le changement culturel, tout en mettant en œuvre les meilleures pratiques et en vous apportant le soutien nécessaire pour vous préparer à vous adapter rapidement. Pour en savoir plus, regardez la vidéo sur l’évaluation de l’écosystème numérique (sous-titres en français), ou contactez-nous.

Rego propose également des évaluations gratuites de configuration et d’adoption, des webinaires et des formations d’une demi-journée pour Clarity et Rally Software® sur les feuilles de route, la gestion de portefeuille, Power BI, Scaled Agile, Jaspersoft.

Pour une liste complète des services Clarity PPM, visitez regoconsulting.com.